سی اس اس برای شما

 یک راه بهتر این است که جزییات را توضیح دهید. ایمیل یک شیوه فوق‌العاده برای پرداختن به برخی جزییات در مورد چیزهایی است که می‌خواهید بگویید. مهم است که از کلمات و عبارت‌های “کددار” زیر که نشان می‌دهند خلق‌‌تان تنگ است، استفاده نکنید؛ چون به راحتی با عصبانیت و حتی خشم اشتباه گرفته می‌شوند. نگویید “در آینده نزدیک” در عوض توضیح دهید که چرا می‌خواهید تغییری در پروژه‌هایی که قرار است در آینده اتفاق بیافتند، ایجاد کنید و چرا این مسئله برای شما مهم است. به جای آن که بگویید ” متاسفانه”، از لغاتی استفاده کنید که خبرهای بد را با همدردی و درک بیشتری توضیح می‌دهند.

مطلب پیشنهادی

 چگونه نظر کارمندان مخالف با هدف‌های شرکت را تغییر دهیم

دلیل اصلی جا به جایی‌های کاری کارمندان!

۱- متاسفانه…

همانطور که قبلاً هم گفتیم، این لغت تحقیرآمیز و اندکی نسنجیده به نظر می‌رسد. شما می‌توانید خشم را با صدای بلند و واضح از این کلمه بشنوید. این کلمه نشان می‌دهد که خلق و خوی خوشی ندارید چون معمولاً استفاده از این لغت با اخبار بدی همراه است.

۲- برای دفعه‌های بعدی…

این عبارت مثل این است که برای تنبیه پشت دست کسی بزنید. اساساً وقتی می‌خواهید به طرف مقابلتان بگویید که کاری را خراب انجام داده و افتضاح به بار آورده است و باید حواسش باشد تا دوباره تکرار نشود، این عبارت را به کار می‌برید. اغلب یادمان می‌رود که ایمیل احساسات را منتقل نمی‌کند. چه شما این عبارت را با لحنی ملایم بگویید چه با کنایه و طعنه. دریافت کننده متوجه آن نمی‌شود.

۳- در مورد موضوع…

وقتی شما از لغات رسمی همچون ” در مورد موضوع…” استفاده می‌کنید، نشان می‌دهد که کمی مضطرب هستید. چرا؟ برای اکثر ما، ایمیل یک روش غیررسمی برای برقراری ارتباط است. هر هفته صدها پیام دریافت می‌کنیم. وقتی به یکباره از لحنی استفاده می‌کنید که معمولاً یک وکیل یا حسابدار استفاده می‌کند، نشان می‌دهد که آن روز از دنده چپ بیدار شده‌اید.

۴- در پاسخ به …

باز هم همان لحن رسمی. مدت‌ها قبل، ایمیل اندکی پرزرق و برق بود. بعد یک سری چیزها در آن تغییر کرد و به یک وسیله‌ای برای پیام‌رسانی سریع و چت تبدیل شد. استفاده از عبارات رسمی نظیر این، نشان می‌دهد که شما کمی عصبانی و مضطرب هستید حتی اگر چنین قصد و نیتی نداشته باشید.

۵- در آینده نزدیک…

این عبارت اندکی تحقیرآمیز به نظر می‌رسد. مثلاً وقتی می‌گویید ” در آینده نزدیک، استخدام‌ها را انجام دهید”، اگر رئیس یا کارفرما باشید این طور به نظر می‌رسد که فردی در حال اخراج شدن است.

۶- لطفا اطلاع دهید…

باز هم عبارتی که معمولاً وکلا استفاده می‌کنند. چرا کمی توضیح نمی‌دهید دلیل این که دریافت کننده پیام باید اطلاعات بیشتری را در اختیار شما قرار دهد، چیست؟  

۷-  همانطور که قبلاً در موردش صحبت کردیم…

ایمیل شما به گیرنده یادآوری می‌کند که شما قبلاً صحبت‌‌هایتان را انجام داده‌‌اید. حتماً می‌پرسید به چه دلیل این عبارت می‌تواند بد باشد؟ چون تحقیرآمیز است، چرا که گیرنده مشخصاً می‌داند که با شما صحبت کرده است و این طور نشان می‌دهد که شما باهوش‌تر از طرف مقابل خود هستید.